Registratúra, archivačná činnosť

K správe registratúry každej spoločnosti neoddeliteľne patrí  aj vypracovanie registratúrneho  poriadku a registratúrneho plánu, ktorý je jeho súčasťou. Povinnosť vypracovania tejto smernice, jej posúdenie a schválenie miestne príslušným štátnym archívom, vyplýva z ustanovení § 16 ods. 2 písm. a) zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov.

Základné pojmy

Registratúra
je súbor všetkých registratúrnych záznamov pochádzajúcich z činnosti spoločnosti a všetkých záznamov spoločnosti doručených, ktoré boli zaevidované v re­gistratúrnom denníku a bolo im pridelené číslo spisu. Súčasťou registratúry je aj registratúrny denník a registre.

Správa registratúry
je organizovanie manipulácie so záznamami a spismi [prijímanie, triedenie, evidovanie, obeh, tvorba, vybavovanie, odosielanie záznamov a ukladanie, ochrana a vyraďovanie spisov (záznamov)], ako aj náležité personálne obsadenie, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie registratúry spoločnosti.

Záznam
je písomná, obrazová, zvuková a iným spôsobom zaznamenaná informácia, ktorá pochádza z činnosti spoločnosti alebo bola spoločnosti doručená.

Registratúrny záznam
je informácia, ktorú spoločnosť zaevidovala v registratúrnom denníku.

Spis
je súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli pri vybavovaní jednej veci a spoločnosť ich zaevidovala v registratúrnom denníku.

Spisový obal
je neoddeliteľná súčasť spisu, do ktorého sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy (podania a vybavenia) spolu s prílohami.

Registratúrny denník
je základná evidenčná pomôcka správy registratúry. Obsahuje údaje o pri­ja­tí, tvorbe, vybavení, odoslaní registratúrnych záznamov a uložení a vyradení spisov.

Podanie
je každý podnet, ktorý spoločnosť prijala na vybavenie.

Vybavenie
je záznam obsahujúci informáciu o spôsobe vybavenia podania.

Zásielka
je záznam pri doprave a doručení adresátovi. Registratúrny poriadok
pre správu registratúry upravuje postup spoločnosti pri správe registratúry, a to najmä pri rganizovaní manipulácie so záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní spisov.

Registratúrny plán
je pomôcka na účelné a systematické označovanie a ukladanie spisov. Pridelením registratúrnej značky určuje spisom miesto v registratúre; ďalej určuje spisom znak hodnoty a lehotu uloženia.

Registratúrna značka
je symbol ustanovený registratúrnym plánom pre určitý spis alebo skupinu spisov. Registratúrna značka sa skladá z abecedného znaku.

Lehota uloženia
je počet rokov, počas ktorých škola potrebuje registratúrny záznam pre svoju činnosť. Určuje, po koľkých rokoch od svojho uzatvorenia sa spis stane predmetom vyraďovania. Vyjadruje ju arabská číslica. Lehota začína plynúť 1. januára roku nasledujúcom po roku, v ktorom bol spis uzatvorený. Do jej uplynutia musí zostať spis uložený v registratúrnom stredisku v pôvodnom registratúrnom usporiadaní.

Znak hodnoty
vyjadruje dokumentárnu hodnotu jednotlivých druhov záznamov a zároveň určuje, ako sa má s nimi po uplynutí lehoty uloženia zaobchádzať.

Registratúrne stredisko
je miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú uzatvorené spisy spoločnosti do uplynutia predpísaných lehôt uloženia a do ich vyradenia.

Vyraďovacie konanie
je vyraďovanie a zničenie záznamov, ktoré nemajú význam z hľadiska prevádzkových potrieb spoločnosti, ktorým uplynula lehota uloženia a ktoré nemusia byť zachované z hľadiska vedeckého alebo historického.

Správa registatúrneho strediska (živý archív)

V ponúkaných službách sú zahrnuté tieto činnosti:

– vypracovanie  registratúr. plánu a zabezpečenie jeho schválenia príslušným štátnym  arichívom

–  prevzatie registratúrnych záznamov do registratúrneho strediska našej spoločnosti

• protokolárne prevzatie uzatvorených registratúrnych záznamov z minulých rokov zo všetkých prevádzok na základe odovzdávacích protokolov;
• fyzická kontrola registratúrnych záznamov uvedených v odovzdávacích proto­ko­loch, ich úplnosť a správnosť označovania;
• uloženie odovzdaných záznamov podľa roku vzniku a vecnej skupiny v zmysle schváleného re­gistratúrneho plánu;
• vyhotovenie ich evidencie s vyznačením presného umiestnenia v registratúrnom stredisku (regál, polica, ukladacia jednotka) – vyhotovenie lokačného plánu;

–     zabezpečenie vyraďovacieho konania

• usporiadanie vyraďovaných záznamov podľa roku vzniku a vecných skupín na základe schváleného registratúrneho plánu spoločnosti;
• posúdenie a rozhodnutie, či  má záznam trvalú dokumentárnu hodnotu (znak hodnoty „A”), a stáva sa archívnym dokumentom, alebo nemá trvalú dokumentárnu hodnotu (bez znaku hodnoty „A”), a  po uplynutí lehoty uloženia môže byť fyzicky zlikvidovaný;
• zabezpečenie vyhotovenia zoznamov registratúrnych záznamov určených na vyradenie z re­gistra­túrneho strediska, a to osobitne pre vecné skupiny záznamov so znakom hodnoty „A” a osobitne pre vecné skupiny záznamov bez znaku hodnoty „A”;
• zaslanie návrhu na vyradenie spolu s takto členenými zoznamami usporiadanými do ročníkov a vecných skupín podľa registratúrneho plánu spoločnosti s uvedením množstva vyradených záznamov vyjadreného v ukladacích jednotkách do miestne príslušného štátneho archívu;
• účasť zamestnanca našej spoločnosti pri odbornej archívnej prehliadke, na základe ktorej zástupca štátneho archívu preverí nadväznosť návrhu na vyradenie na predchádzajúce vyraďovacie konanie a dokumentárnu hodnotu záznamov, a vydá rozhodnutie, v ktorom stanoví, ktoré záznamy majú dokumentárnu hodnotu a ktoré sa môžu zničiť;
• odstránenie prípadných námietok štátneho archívu;
• zabezpečenie fyzickej likvidácie registratúrnych záznamov (v prípade požiadavky vo forme video záznamu);

-vedenie registratúrneho strediska

• sprístupnenie registratúry zamestnancom spoločnosti pri plnení ich pra­covných úloh formou vypožičiavania, vydávania odpisov (kópií) a výpisov z uložených záznamov;
• umožnenie iným oprávneným osobám vypožičiavať, ako aj vydávať pre ne výpisy a odpisy z uložených záznamov na základe písomného súhlasu poverenej osoby v rozsahu oprávnených nárokov, a to na základe písomnej žiadosti;
• vedenie písomnej evidencie o nazeraní a o vydaných výpisoch a odpisoch;
• vypožičiavanie záznamov mimo spoločnosť formou reverzu na základe písomného súhlasu poverenej osoby;
• kontrola dodržia­vania výpožičnej lehoty a vedenie evidencie o vypožičaní a vrátení záznamu;
• dôsledné dodržiavanie povinností vyplývajúcich z ustanovení zákona o ochrane osobných údajov;
• ochrana registratúrnych záznamov proti poškodeniu, zničeniu alebo stra­te.

Pri všetkých činnostiach zodpovedáme za zosúladenie procesov spra­co­va­nia registratúrnych záznamov s platnou legislatívou, požiadavkami miestne prísluš­­né­ho štátneho archívu a registratúrnym plánom spoločnosti.

Odborné konzultácie a školenia

V prípade záujmu ponúkame zaškolenie vlastných zamestnancov spoločnosti.
Školenia sú určené najmä správcom registratúr, zamestnancom ekonomických oddelení,  asistentkám, ktoré registratúrne záznamy prijímajú a všetkým tým, ktorí prichádzajú s týmito záznamami do styku.
Cieľom takýchto školení je poskytnúť praktické rady a návody pri evidovaní záznamov,  ich obehu v spoločnosti, uloženia a následného vyraďovania tých, ktorým uplynuli lehoty uloženia.
Informácie a vedomosti, ktoré na takomto školení získajú by im mali pomôcť zefektívniť a uľahčiť prácu na úseku správy registratúry.